發(fā)送會議通知的程序

　　發(fā)送會議通知的程序具體如下：

　　(1)明確會議通知發(fā)送對象和聯(lián)系方式一填寫會議通知單并準(zhǔn)備好相關(guān)附件一選擇會議通知信息傳遞方式一確認(rèn)會議通知是否送達(dá)(或收回和處理回執(zhí)單)。

　　(2)如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份。

　　(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時(shí)應(yīng)注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會議通知”字樣。

　　(4)需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。

　　(5)對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計(jì)算機(jī)打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。

　　(6)不管以什么方式發(fā)出的會議通知，都應(yīng)抓住確認(rèn)回復(fù)環(huán)節(jié)，以確保會議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)給與會者。

　　(7)可將會中使用的有關(guān)票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(8)如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　(9)會議通知樣本要作為檔案收存。