秘書考試(四級(jí))復(fù)習(xí)筆記之辦公日常事務(wù)案例分析

　　案例分析

　　案例一

　　某家大型廣告公司為了慶祝公司成立十周年，計(jì)劃屆時(shí)舉辦一個(gè)慶祝大會(huì)及大型招待會(huì)，邀請(qǐng)上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)和各方客戶出席。并為此臨時(shí)成立了一個(gè)籌備小組，公司辦公室章主任是籌備小組的負(fù)責(zé)人。章主任首先作出了大會(huì)的議程安排，并對(duì)接待的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，把接待人員分成如下幾組：簽到組、貴賓接待組、一般來(lái)賓接待組、確定接待人數(shù)。然后聘請(qǐng)專業(yè)的禮儀教師來(lái)對(duì)公司所有計(jì)劃參與接待的人員進(jìn)行分組培訓(xùn)。最終這次活動(dòng)舉辦得很成功。

　　點(diǎn)評(píng)：舉辦大型活動(dòng)，禮儀接待是很重要的工作。一定要有計(jì)劃，有明確的組織分工。實(shí)現(xiàn)的培訓(xùn)也是必要的。因?yàn)楣締T工對(duì)于專門的接待禮儀不一定都熟悉。

　　案例二

　　一次某公司秘書李默代表他的上司去機(jī)場(chǎng)迎接外地一家公司的考察團(tuán)。見面之后，李默安排對(duì)方代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)坐在小轎車的右后座，可是團(tuán)長(zhǎng)不干，他自己拉開前面的車門，做到了司機(jī)的身邊。李默覺(jué)得很為難。按照禮節(jié)的規(guī)矩，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該坐在小轎車的右后座，那個(gè)座位既方便上下車，又比較安全?？墒亲尶腿嗽僬酒饋?lái)挪到后面也似乎不合適。

　　點(diǎn)評(píng)：確實(shí)有些人喜歡坐在前排副駕駛座，遇到這樣的情況，秘書可以靈活處理，不必非讓客人挪動(dòng)，只需提醒客人系上安全帶即可。提醒司機(jī)要加倍小心，掌握好速度，不可太快。

　　案例三

　　著名作家張潔在她的長(zhǎng)篇小說(shuō)《只有一個(gè)太陽(yáng)》中，描寫了我國(guó)一個(gè)代表團(tuán)在出國(guó)訪問(wèn)時(shí)的種種讓人哭笑不得的言行舉止，其中一段寫邀請(qǐng)國(guó)的一個(gè)科學(xué)院院長(zhǎng)在他祖?zhèn)鞯墓疟だ镎?qǐng)客，不學(xué)無(wú)術(shù)的代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)、副團(tuán)長(zhǎng)以及秘書因?yàn)闆](méi)有絲毫文化修養(yǎng)，丟盡人格而不自知。

　　點(diǎn)評(píng)：作家批評(píng)我們某些國(guó)民的無(wú)知以及修養(yǎng)上的粗俗，說(shuō)明有些人在交往中缺少對(duì)人的尊重與自尊。從根本上說(shuō)，講究各種禮節(jié)的目的是為了讓每個(gè)人都得到尊敬，讓每個(gè)參與者都感到愉快。

　　案例四

　　某公司秘書趙倩陪同來(lái)訪客人觀看文藝節(jié)目的時(shí)候，沒(méi)有關(guān)閉自己的手機(jī)，她只是把手機(jī)調(diào)到“振動(dòng)”模式，她怕上司有急事找她。結(jié)果演出中真的來(lái)了兩次電話。趙倩趕快接通電話，她盡量用小聲說(shuō)話。但是當(dāng)她掛斷電話時(shí)，前排的觀眾還是回過(guò)頭來(lái)瞪了她一眼。

　　點(diǎn)評(píng)：趙倩的舉動(dòng)還是有問(wèn)題，盡管把電話調(diào)到了“振動(dòng)”模式，但是接電話確實(shí)也會(huì)影響到周圍的觀眾。趙倩可以等看完演出或中場(chǎng)休息時(shí)再處理電話的問(wèn)題;實(shí)在怕誤事，可以發(fā)短信。來(lái)源于考試大

　　案例五

　　秘書王琳今天來(lái)得比往日都早，她準(zhǔn)備利用公司許總出差之際為許總歸來(lái)后創(chuàng)造一個(gè)舒適溫馨的工作環(huán)境。

　　她打開窗簾，打開空調(diào)，調(diào)節(jié)好辦公室的溫度、濕度。之后將窗臺(tái)、辦公桌、電腦……凡目光可及的地方都細(xì)細(xì)的擦過(guò);飲水機(jī)里的水不多了，應(yīng)該和送水公司聯(lián)系一下，儲(chǔ)備的辦公日用品也應(yīng)該再補(bǔ)充;應(yīng)該再去買點(diǎn)書法繪畫之類的物品裝飾一下墻面……她想好好美化這里的辦公環(huán)境，不僅給許總，也要給來(lái)訪的公司內(nèi)外的客人一個(gè)良好的印象。

　　點(diǎn)評(píng)：在企業(yè)中，秘書可能與上司在一個(gè)辦公室，也可能自己擁有一個(gè)辦公室。秘書應(yīng)該重視對(duì)辦公室的設(shè)計(jì)、布局、布置及工作環(huán)境的美化。環(huán)境美化主要是指工作場(chǎng)所選擇適當(dāng)，布局合理，布置現(xiàn)代化，既適應(yīng)工作的需要，又有益于工作人員的身體健康。

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